Xu hướng “văn phòng không giấy” ngày càng lên ngôi được thể hiện rõ tại các doanh nghiệp hiện nay. Mô hình văn phòng này đang trở nên phổ biến dần dần thay thế những bất cập của văn phòng truyền thống.
Văn phòng truyền thống thoái trào thời của văn phòng không giấy lên ngôi
Sự cạnh tranh nhau giữa các doanh nghiệp để tồn tại và phát triển sẽ không cho phép cách làm việc tốn nhiều thời gian công sức, tiền bạc có sức sống lâu bền. Thực chất một văn phòng hoạt động theo mô hình cũ ngày nay vẫn còn nhưng không nhiều. Có chăng đó là cách làm việc cũ của những địa phương chưa có đủ cơ sở vật chất cũng như điều kiện kinh tế để phát triển. Tuy nhiên, với những chính sách, những kế hoạch dài hạn của Chính phủ thì việc cải cách thủ tục hành chính hay cải cách môi trường làm việc tại các đơn vị và doanh nghiệp đã và đang được triển khai áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn bản đi – đến hay quản lý hồ sơ, quản lý công văn, giấy tờ, quản lý công việc…
Các doanh nghiệp đang ngày một cố gắng để tăng năng suất lao động nên cải thiện tính linh hoạt và di động trong công việc là điều rất cần thiết. Không ít doanh nghiệp đã đầu tư xây dựng hệ thống văn phòng hiện đại có xu hướng tinh gọn và thoải mái, chú trọng đến trải nghiệm cá nhân. Những chiếc phòng kín diện tích vừa đủ cho vài người xuất hiện nhiều hơn, đó là nơi nhân viên có thể thoải mái gọi điện hay trao đổi ngắn với đồng nghiệp hoặc đối tác. Hay cũng có những nước như Nhật Bản trong tháng 7/2017 đã cho phép doanh nghiệp cải thiện văn hóa và môi trường làm việc từ xa thông qua các hệ thống công cụ hỗ trợ từ xa hiện đại…
Có thể nói, với sự phát triển của công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước như ngày nay thì việc xây dựng một mô hình văn phòng không giấy là điều rất đỗi thường tình và là điều vô cùng cần thiết với mỗi doanh nghiệp. Muốn phát triển để không bị thụt lùi, lạc hậu tất yếu các doanh nghiệp cần phải tìm cho mình một giải pháp phù hợp.
Xây dựng văn phòng không giấy với phần mềm quản lý chuyên nghiệp
Xóa bỏ văn phòng cũ, thay đổi môi không gian, môi trường làm việc, hướng đến một văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp là giải pháp của nhiều doanh nghiệp nhằm cải cách thủ tục hành chính, tiết giảm thời gian, chi phí và nhân viên lao động. Từ đó, doanh nghiệp có nhiều cơ hội để phát triển và cạnh tranh với các doanh nghiệp khác.
Chìa khóa để doanh nghiệp đi lên thay đổi trước hết ở diện mạo đó là xây dựng một văn phòng làm việc hiện đại và chuyên nghiệp hơn. Từ khâu thiết kế văn phòng nhiều doanh nghiệp lên ý tưởng thiết kế một không gian văn phòng mới để làm thế nào cho mọi nhân viên đều có thể làm việc cùng nhau. Việc trao đổi thông tin hay các giải pháp lưu trữ dữ liệu dựa trên điện toán đám mây cũng có ý nghĩa đối với bố trí văn phòng. Xu thế làm việc di động qua email, hội nghị truyền hình hay ứng dụng phần mềm sẽ khiến không gian văn phòng giảm thiểu tối đa, từ đó cắt giảm được chi phí thuê văn phòng. Công ty hoạt động với một mô hình lớn thì việc áp dụng phần mềm quản lý văn phòng là rất cần thiết.
Sử dụng phần mềm văn phòng điện tử doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm từ việc in ấn, mua giấy mực mà còn tiết kiệm thời gian cho việc tạo, gửi và xử lý văn bản hay công văn đi, đến. Hơn nữa, khi áp dụng phần mềm này lãnh đạo doanh nghiệp còn có thể điều hành doanh nghiệp từ xa thông qua các thiết bị điện tử thông minh. Dù bận rộn gặp gỡ đối tác ở xa nhưng lãnh đạo vẫn xử lý công việc, cho ý kiến chỉ đạo hay phê duyệt văn bản giấy tờ dễ dàng mà không phải mất thời gian chờ đợi khi về văn phòng mới giải quyết được.
Nhân viên làm việc ở các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp cũng quản lý công việc của mình dễ dàng nhờ hệ thống các phần mềm đã được cài đặt sẵn. Các thông tin, tài liệu được chia sẻ công khai minh bạch giúp họ làm việc nhanh chóng không phải mất thời gian tìm kiếm văn bản, tài liệu hay chờ sự phê duyệt từ cấp trên.
Với nhiều lợi ích tối ưu như vậy, văn phòng giấy – văn phòng điện tử hứa hẹn sẽ là mô hình làm việc chủ đạo ở các doanh nghiệp trong thời gian không xa.
Theo cloudoffice.com,
