Trong những năm gần đây, cụm từ “ Văn Phòng Ảo” không còn quá xa lạ với người Việt Nam. Thế nhưng ít ai hiểu rõ được thật sự văn phòng ảo là gì và mục đích để sử dụng văn phòng ảo là gì. Vì vậy bài viết mang đến cho mọi người những nhận xét chân thật, khách quan và những kiến thức giúp ích cho nhiều công ty / doanh nghiệp.
Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo (Virtual Office) là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức văn phòng đại diện giao dịch mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về văn phòng giao dịch thực tế. Ban đầu các công ty chưa mở nhiều chi nhánh nên chỉ có một địa chỉ văn phòng ở một nơi, việc bằng cách thành lập công ty Virtual Office Inc.
Đối với các doanh nghiệp/ tư nhân mới bắt đầu bước chân vào thị trường kinh doanh, trong môi trường cạnh tranh đầy cam go, khắc nghiệt này, họ buộc phải cắt giảm nhiều chi phí để có thể thu lợi nhuận và tiếp tục hoạt động công ty của mình. Thế nhưng, những doanh nghiệp/tư nhân này chưa có nhiều vốn để có thể thuê một văn phòng chính thức, dài hạn.
Vì vậy, phương án thuê văn phòng ảo giúp họ không còn băn khoăn về việc đầu tư vốn của mình nữa. Họ không còn cần phải bỏ ra một số tiền khủng để thuê văn phòng dài hạn trong một thành phố xa hoa như Sài Gòn, các doanh nghiệp/ tư nhân vẫn có thể thuê văn phòng ảo với cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ, phục vụ cho nhu cầu làm việc của mọi người. Cho nên đây được xem như là một giải pháp tuyệt vời giúp các công ty tiết kiệm được rất nhiều chi phí.
Tính hợp pháp của văn phòng ảo
Luật Doanh nghiệp định nghĩa “doanh nghiệp” là tổ chức kinh tế có tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, có tài sản được đăng ký nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.
Trụ sở giao dịch phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam; có địa chỉ được xác định, bao gồm số nhà, tên xã, phường, tỉnh/thành phố, và phải được thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh.
Hiện nay pháp luật không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Chính điều này đã tạo điều kiện cho mô hình văn phòng ảo hoạt động mạnh.
Theo Sở Kế hoạch và đầu tư TP HCM cho biết, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về tính trung thực khi khai địa chỉ trụ sở khi đăng ký kinh doanh vì Sở không thể kiểm tra xem hình dáng trụ sở ra sao, cũng không có lý do để từ chối cấp phép sử dụng địa chỉ “văn phòng ảo”, và không quy định một địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu trụ sở.
Quyền Viện trưởng Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế trung ương nói thêm việc phát sinh các mô hình mới là tiến triển của một xã hội hiện đại. Dù văn phòng thật hay “văn phòng ảo” thì pháp nhân vẫn còn có con người là thật. Có người đại diện pháp luật, chịu trách nhiệm về hoạt động doanh nghiệp. Cơ quan quản lý chỉ cần tìm cách quản lý con người là được.
Giám đốc Viện nghiên cứu kinh tế ứng dụng lại cho rằng, không nhất thiết phải bổ sung quy định mới cho mô hình văn phòng ảo. Thời điểm này cũng không có thông tư, nghị định nào không cho phép DN kinh doanh ở “văn phòng ảo”… Đồng thời luật không quy định địa chỉ kinh doanh cũng phải là nơi làm việc và nơi làm việc phải có diện tích tối thiểu bao nhiêu mét vuông. Nghĩa là loại hình này được quyền hoạt động bình thường. Cơ quan Nhà nước lấy lý do “luật chưa quy định” để làm khó nghĩa là cơ quan đó lạc hậu, đi chậm hơn so với thực tiễn cuộc sống.
Một số chuyên gia pháp luật kinh tế nhận xét, hiện việc cho thuê văn phòng ảo là không trái pháp luật. Do đó, nếu cho rằng việc tồn tại mô hình “văn phòng ảo” sẽ gây trốn thuế, gây ra tình trạng lợi dụng mua bán hóa đơn thì cơ quan quản lý phải chứng minh bằng số liệu thực tế. Nếu chúng ta vì lo sợ “văn phòng ảo” gây ra khả năng trốn thuế mà từ đó siết quy định về trụ sở đối với mô hình “văn phòng ảo” thì chưa đủ sức thuyết phục và có thể ảnh hưởng đến những doanh nhân chân chính.
Văn phòng “ảo” hay “thật” không quan trọng bằng việc DN hoạt động như thế nào. Do đó, vấn đề cốt lõi là quản lý con người chứ không phải quản lý trụ sở.
Nhưng có một quy định mang tính chính thống cũng là điều cần thiết, vì nó gạt bỏ được những nghi ngại của cơ quan quản lý. Điều này hoàn toàn phù hợp với tinh thần cởi mở mà dự thảo Luật doanh nghiệp sửa đổi đang hướng tới.
Kinh nghiệm sử dụng văn phòng ảo
Với những thuận lợi và tiện ích mà văn phòng ảo mang lại, nhiều công ty đã bắt đầu có cái nhìn thiện cảm với từ khóa này và tin tưởng sử dụng cho hoạt động kinh doanh của họ. Nhiều nhận xét chủ quan, tiêu cực cũng có nhưng hầu hết là tích cực của đại đa số khách hàng. Một số nhận xét của khách hàng khi đến với dịch vụ là :
+ Tiết kiệm được rất nhiều chi phí so với khi thuê văn phòng dài hạn.
+ Được trang bị đầy đủ trang thiết bị như : bàn, ghế, tủ, hồ sơ, sách, máy lạnh, wifi, máy nước nóng/lạnh, điện, nước, số di động, số fax riêng để tiện cho việc liên lạc,..
+ Các công ty cho thuê văn phòng ảo thường có cơ sở ở những quận trung tâm nên thuận lợi cho việc giao dịch, trao đổi thông tin với khách hàng.
+ Các thông tin được bảo mật tuyệt đối nên khách hàng không lo sợ bị mất hoặc lộ tài liệu mật của mình.
+ Địa chỉ, số điện thoại, số fax, hồ sơ có tính ổn định cao nên công ty/ doanh nghiệp có thể yên tâm thuê văn phòng ảo trong thời gian dài.
Nếu bạn đang mong muốn phát triển công việc kinh doanh của mình và cần một văn phòng để ký hợp đồng, tư vấn, giao dịch với khách hàng thì giải pháp văn phòng ảo là một lựa chọn tuyệt vời.
Theo Replus
